Functiebeschrijvingen: we gebruiken ze voor de meest uiteenlopende HR-activiteiten

Van werving, selectie, evaluatie, coaching, functionering en beoordeling tot beloning en ontwikkeling. Maar zijn ze nog wel nuttig in de dynamische arbeidscontext van vandaag?

Van functie naar rol?

Functiebeschrijvingen kenmerken zich door hun statische taakinhoud, vaste kaders, scherp afgebakende verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ze zetten in op structuur en duidelijkheid. Maar zodra de functiebeschrijving op papier staat, heeft de werkelijkheid ze vaak alweer achterhaald.

Denken en werken in rollen focust op de hedendaagse nood aan flexibiliteit. Het geeft houvast bij ontwikkeling, professionalisering, teamsamenstelling. Het houdt rekening met individuele talenten. Het helpt om in teamverband zelfsturend te werken en te presteren met minder hiërarchische lagen. Bovendien zijn rollen een middel om meer klantgericht te werk te gaan. Voorbeelden van rollen zijn: coach, projectleider, expert, innovator, instructeur, accountmanager…

Functies of rollen? Functies én rollen!

Een zinloze discussie. Het is een én – én verhaal. De functiebeschrijving blijft zinvol: een middel om duidelijkheid te creëren, een basis voor aanwerving, ontwikkeling, beloning en samenwerking. Een hoeksteen om je organisatie op te bouwen. Rollen zijn daarnaast dynamischer, borgen flexibiliteit, zelfsturing en inzet op talenten. De kunst is om het beste van beide te gebruiken, binnen de context van de eigen organisatie.

Functies	Rollen
1 vaste functie die in 1 woord zegt wat je doet, en die iedereen begrijpt.	Een samenhangend pakket aan taken dat een duidelijke bijdrage heeft tot het resultaat van een (deel van) de organisatie (bv adviseren, realiseren).
Mooi afgelijnde, afvinkbare taken in een voor iedereen gelijk functieprofiel.	Een rol is een redelijk afgebakend stuk van een proces/taak binnen een team.
Doorgaans 1 functie per persoon.	Per persoon zijn meerdere rollen mogelijk.
Alle functies samen vormen een eenduidig en hiërarchisch organigram.	Een rol is gebonden aan een werkproces en is niet direct gelinkt aan hiërarchie. Je geeft de organisatiestructuur weer in processen.
Vanuit functies denk je meer hiërarchisch. Groei en ontwikkeling betekenen verantwoordelijkheid over méér mensen en €	Je groeit horizontaal, met meer verantwoordelijkheid door kennis en kunde.
Functiehuis/competentie/procedure/top-down/taakfiches/…	Rollen/talenten/ontwikkelmodellen/co-creatie/…

Geef vooral duidelijkheid over de job, de functie, de rol…

Vier basispijlers zijn nodig om te komen tot een omgeving van wederzijds engagement.

Medewerkers willen:

een omgeving die maximaal gebruik maakt van hun kennis, kunde en talenten;
een correcte compensatie en oprechte waardering voor hun inzet en resultaten;
een positieve werksfeer in een kader dat hen ondersteunt en stimuleert.
een waardevolle en duidelijke job, functie, rol, opdracht, verantwoordelijkheid;

Duidelijke functiebeschrijvingen zorgen mee voor meer vertrouwen én betrokkenheid.

Tips om dagelijks te gebruiken

Maak één standaard template van een functiebeschrijving op.
Beschrijf de ‘stoel’ en niet ‘de persoon die op de stoel zit’.
Hanteer concrete en consequente formuleringen: de juiste werkwoorden die consequent terugkomen in alle functiebeschrijvingen.
‘Kwaliteit boven kwantiteit’: beperk het aantal verantwoordelijkheidsgebieden.
Integreer het denken in rollen in de beschrijving van het takenpakket.
Maak een duidelijk onderscheid tussen de hard skills (kennis, ervaring, diploma, etc.) en soft skills (competenties, gedrag).
Voorzie ruimte voor persoonlijke inbreng van de functiehouder: maak van een functiebeschrijving een gespreksinstrument. Voorzie minstens 1 x per jaar een bespreking van het doel, de verantwoordelijkheden, vereisten en evoluties in het takenpakket.
Deel de functiebeschrijvingen binnen de organisatie. Geef medewerkers inzicht in hoe de organisatie werkt, wie voor wat verantwoordelijk is en zorg dat de beschreven functies en rollen gedeeld worden en beschikbaar zijn.
Ga dynamisch en relevant om met de beschrijvingen. Houw ze niet in steen voor lange tijd. Wijzigt er iets in de organisatie; voeren medewerkers al doende nieuwe taken uit; ontstaan er andere taakverdelingen, vereisten… kijk kritisch, stem af en ga, waar relevant, telkens weer in dialoog.